Инвентаризация - это периодическая проверка остатков и состояния товаров путем подсчета и описи. Для проведения инвентаризации используется документ "Инвентаризационная опись". С его помощью вы можете:
- зафиксировать факт инвентаризации;
- указать фактические остатки товаров;
- сравнить их с учетными данными и найти расхождения.
Инвентаризацию можно провести сразу по всем товарам или разделить ее на несколько этапов, создав отдельные документы для каждой группы товаров. Это удобно, если ассортимент большой и пересчет за один раз затруднителен.
Как создать документ инвентаризации?
Для этого переходим в раздел Склад - Инвентаризация.
В открывшемся журнале документов в правом верхнем углу нажимаем на кнопку "Создать".
В новой форме документа автоматически заполняется текущая дата и время. Эти данные можно изменить, если нужно сделать инвентаризацию задним числом. Поле "Организация" и "Склад" выбираются вручную. После заполнения этих данных нажимаем на кнопку "Продолжить".
Далее мы переходим в новую вкладку для заполнения - "Результаты инвентаризации". Здесь добавить номенклатуру можно через кнопку "Добавить". Перед нами откроется каталог позиций, нужные из которых мы выбираем. Также добавить номенклатуру можно с помощью сканирования штрих-кодов.
Давайте рассмотрим добавление номенклатуры с помощью кнопки "Добавить". В открывшемся каталоге позиций можно выбрать группы (папки) или конкретную номенклатуру в рамках выбранного склада, проставив галочки напротив нужных позиций.
Переключатель "Номенклатура с остатками" - если включить, то отобразится только та номенклатура, что есть на складе сейчас.
После выбора нужной номенклатуры еще раз нажимаем на кнопку "Добавить" в правом нижнем углу. Во вкладке "Результаты инвентаризации" заполняем фактическое количество товаров на складе.
После указания фактического количества товаров нажимаем на зеленую кнопку "Пересчитать" в левой верхней части окна. Так программа сравнит фактическое количество товаров, которое мы указали, с количеством товара на складе в программе.
После этого в документе отобразятся следующие кнопки:
- Количество учет - количество товаров на складе в программе.
- Отклонение количества - это разница между фактическим кол-вом и тем, что есть на складе в программе. Отклонение может быть положительным или отрицательным. Если положительным, то "кол-во" выделено зеленым цветом, если отрицательным - то красным. Если отклонения нет, отображается прочерк.
- Отклонение сумма - это отклонение в денежном эквиваленте. Может быть как положительным, так и отрицательным. Выделяется цветом аналогично колонке "Отклонение кол-ва".
Теперь, если нам нужно записать документ как черновик, чтобы потом довнести изменения, нажимаем на кнопку "Завершить и закрыть". А если мы закончили работу с документом и хотим его провести, то нажимаем на кнопку "Завершить". В этом случае отредактировать документ не получится.
Также у статуса "Завершена" есть несколько значений.
- Если рядом со статусом есть восклицательный знак, то это значит, что оприходование и списание по документу не проведено.
Если стоит галочка, оприходование и списание проведено
Рассмотрим подробнее списание позиций и оприходование
Эти вкладки появляются тогда, когда документ из статуса "Черновик" переходит в статус "Завершена". Для оприходования или списания после полной проверки документа нужно нажать соответствующие кнопки - "Оприходовать товар" и "Списать товары".
Справочник документов инвентаризации
В списке документов можно выделить требующие внимания инвентаризации. Для этого используются флажки. Включить их можно в меню в виде троеточия в строке нужного документа.
Флажки видны всем пользователям. После выбора цвета можно указать комментарий к флажку, что даст больше информации для другого сотрудника. Для сохранения статуса и комментария нажимаем на кнопку "Добавить".
Если в каких-то документах уже были установлены флажки, они будут отображены в "Истории комментариев". Отсюда же можно подтянуть флажок, то есть сделать его актуальным. Для этого нажимаем на строчку с флажком в истории комментариев и нажимаем на кнопку "Добавить".
Отредактировать или снять флаг можно с помощью меню в виде троеточия
В этом же меню можно распечатать документ или удалить его, переместив в корзину.